Construindo um futuro seguro

Desburocratização dos seus documentos

Desmaterialize

todos os seus documentos utilizando a nossa solução.

As tecnologia de OCR e Machine Learning somadas em uma unica ferramenta, permitem que você organize os seus arquivos e tenha total gerencia sobre os seus dados. 

Utilize a função de Classificação Automática dos seus documentos e ainda usufrua do Reconhecimento automático do que são Dados Pessoais de funcionários e clientes.

O que é o SafeBox?

 

O SafeBox é um ambiente protegido que compila e realiza a leitura dos arquivos e documentos físicos e digitais da sua empresa. Todas as informações compõem uma base de dados unificada, que permite a localização e classificação de todos os seus dados.

Essa base é armazenada em nosso Cofre Eletrônico, com replicação em 3 Data Centers. 

A inteligência e funcionalidades ao redor do nosso Cofre Eletrônico permitem a auditoria, integridade, rastreabilidade dos seus documentos, e facilita a adequação do seu negócio às novas normas exigidas pela LGPD. 

Digitalização os documentos da sua empresa respeitando os Compliances da LGPD

Principais Funcionalidades

Cloud Seguro

A sua Empresa conectada em Rede Física, Privada e Segura a todos os Data Centers  da Alhambra no mundo, evitando o tráfego e exposição das suas informações sensíveis às vulnerabilidades da Internet .

Redundância dos Dados

Seus dados replicados nos 3 maiores Data Centers do Brasil em 3 diferentes geolocalizações.

l

Assinatura Eletrônica

Assine digitalmente todos os documento automaticamente ao realizar o upload no sistema (com Certificado Público ou Privado).

U

Tecnologia OCR

Converta os documento físicos escaneados, do formato de imagem para texto, ao ingressar no sistema.

Motor de Busca Inteligente

Com Recursos de Última Geração como Inteligência Artificial e Machine Learning, o nosso Motor de Busca compila todos os Dados da sua Organização e aprende a classificá-los em sintonia com as Boas Práticas que o seu Compliance Interno necessita.

 

 

i

Auditoria e Hierarquia de Acessos

Relatório das requisições de todos os documentos (quem pesquisou, visualizou ou baixou o documento). Gerencie o acesso de seus usuários e crie regras customizáveis.

Reconhecimento de Dados Pessoais

Reconhecimento do que são Dados Pessoais, alertando o usuário e recomendando melhores práticas de proteção da sua oprganização.

Controle de Versão

Ao fazer o upload do mesmo arquivo com alterações, o arquivo é identificado e classificado como nova versão. Tenha total controle do histórico de alterações dos seus documentos e arquivos.

Digitalização de documentos

Aproveite a obrigatoriedade de adequação da sua empresa a nova Lei da Desburocratização e transforme a sua empresa em um lugar mais moderno.

Todos documentos físicos, informações de funcionários, clientes e dados sigilosos do seu negócio em uma base de dados protegida na nuvem, que permite localizar e classificar todos os seus dados.

 

 

Sobre a nova Lei da Desburocratização

Documentos digitalizados terão os mesmos efeitos legais dos originais

O decreto publicado no Diário Oficial da União regulamenta dispositivos da Lei de Liberdade Econômica para facilitar a vida de pessoas, empresas, entidades e governos:

O Governo Federal publicou no dia 19/03/2020, no Diário Oficial da União, o Decreto 10.278 que define técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados. A medida, que regulamenta dispositivo da Lei de Liberdade Econômica (Lei 13.874 de 20 de setembro de 2019), permite que os documentos digitalizados tenham os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os originais. O objetivo é simplificar já que, a partir do momento em que estejam disponíveis em meio digital, poderão ter suas versões em papel descartadas, com exceção dos documentos de valor histórico.

Estão incluídos nesse rol documentos físicos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno, pessoas jurídicas de direito privado ou pessoas físicas nas relações entre governos (municipais, estaduais e federal ou entre particulares.

O decreto define os requisitos e a forma como essa digitalização deve ser feita para garantir que o documento tenha o mesmo valor do correspondente em papel. De acordo com a norma, os procedimentos e as tecnologias usados na digitalização de documentos físicos devem assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, a rastreabilidade e a capacidade de auditoria dos procedimentos empregados.

A norma também determina o emprego de padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado. O objetivo é garantir a interoperabilidade entre sistemas informatizados, ou seja, a capacidade de comunicação de dados de forma eficaz e transparente.
O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). O objetivo é garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento.

Entre particulares, o decreto assegura a validação dos documentos digitalizados, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros. Após o processo de digitalização realizado conforme o decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Abaixo separamos os principais pontos da Lei da Desburocratização, de maneira resumida: 

Objeto

Art. 1º Este Decreto regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Âmbito de aplicação

Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:

I – por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e

II – por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante:

a) pessoas jurídicas de direito público interno; ou

b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.

Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:

I – documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;

II – documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;

III – documentos em microfilme;

IV – documentos audiovisuais;

V – documentos de identificação; e

VI – documentos de porte obrigatório.

Definições

Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:

I – documento digitalizado – representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados;

II – metadados – dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;

III – documento público – documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; e

IV – integridade – estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.

Regras gerais de digitalização

Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:

I – a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;

II – a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;

III – o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;

IV – a confidencialidade, quando aplicável; e

V – a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

 

Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:

I – ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;

II – seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e

III – conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.

Requisito na digitalização entre particulares

Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no art. 5º.

Desnecessidade da digitalização

Art. 7º A digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte.

Responsabilidade pela digitalização

Art. 8º O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros.

§ 1º Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.

§ 2º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública federal, o instrumento contratual preverá:

I – a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; e

II – os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente.

Descarte dos documentos físicos

Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Manutenção dos documentos digitalizados

Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:

I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e

II – a indexação de metadados que possibilitem:

a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e

b) a conferência do processo de digitalização adotado.

Preservação dos documentos digitalizados

Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

Presevação de documento digitalizados e entes públicos

Art. 12. As pessoas jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos.

Vigência

Art. 13. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 18 de março de 2020; 199º da Independência e 132º da República.

Padrões técnicos mínimos para digitalização de documentos

DOCUMENTO

RESOLUÇÃO

MÍNIMA

COR

TIPO

ORIGINAL

FORMATO

DE ARQUIVO*

Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco

300 dpi

Monocromático

(preto e branco)

Texto

PDF/A

Textos impressos, com ilustração, em preto e branco

300 dpi

Escala de cinza

Texto/imagem

PDF/A

Textos impressos, com ilustração e cores

300 dpi

RGB (colorido)

Texto/imagem

PDF/A

Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco

300 dpi

Escala de cinza

Texto/imagem

PDF/A

Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores

300 dpi

RGB (colorido)

Texto/imagem

PDF/A

Fotografias e cartazes

300 dpi

RGB (colorido)

Imagem

PNG

Plantas e mapas

600 dpi

Monocromático

(preto e branco)

Texto/imagem

PNG

* Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida.

Metadados mínimos exigidos

a) Para todos os documentos:

Metadados

Definição

Assunto

Palavras-chave que representam o conteúdo do documento.

Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.

Autor (nome)

Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.

Data e local da digitalização

Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.

Identificador do documento digital

Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).

Responsável pela digitalização

Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização

Título

Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído:

formal: designação registrada no documento;

?atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título.

Tipo documental

Indica o tipo de documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Hash (chekcsum) da imagem

Algoritmo que mapeia uma sequência debits(de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.

b) Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno:

Metadados

Definição

Classe

Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base em um plano de classificação de documentos.

Data de produção (do documento original)

Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento.

Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente)

Indicação da próxima ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim.

Gênero

Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento.

Prazo de guarda

Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação.

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Conheça a Alhambra

Em 2000, o grupo Alhambra Systems se une à Prologue Software (atualmente Prologue S.A., listada na bolsa de Paris: PROL).

Em 2002, a Alhambra Systems adquire o Grupo Eidos Consultoría Informática, que aporta linhas de atividade complementares, como: soluções de negócio e desenvolvimento à medida de aplicações informáticas, assim como a formação técnica especializada.

A integração do Grupo Eidos é um sucesso graças às sinergias geradas. Tanto no caso da CTI Phone como do Grupo Eidos, a integração foi feita pela constituição de uma organização comum que conservava o melhor das duas partes, com uma única rede comercial e de operações, uma única gestão dos recursos humanos e um único sistema de informação de gestão.

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